Interpelacja w sprawie braku kluczowych rozporządzeń wykonawczych do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 30 listopada 2025 roku w sprawie braku kluczowych rozporządzeń wykonawczych do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i wynikających z tego zagrożeń dla przedsiębiorców.

Pomimo że przepisy ustawowe przewidują wprowadzenie – od 1 lutego 2026 r. dla większych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych – obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nadal brakuje dwóch kluczowych rozporządzeń wykonawczych, które w praktyce przesądzają o możliwości prawidłowego przygotowania się przedsiębiorców do nowych obowiązków. Chodzi o rozporządzenie określające zasady korzystania z KSeF oraz rozporządzenie wskazujące przypadki, w których podatnik nie będzie zobowiązany do wystawiania faktury w formie ustrukturyzowanej.

Brak tych aktów oznacza, że podatnicy nie mają pełnej wiedzy o technicznych i proceduralnych zasadach wystawiania, odbioru oraz przechowywania faktur w systemie, a także nie znają katalogu wyjątków, który ma kluczowe znaczenie dla wielu branż. Utrudnia to projektowanie zmian w systemach księgowych i informatycznych, przygotowanie procedur wewnętrznych, a nawet racjonalne planowanie kosztów. W konsekwencji przedsiębiorcy nadal nie wiedzą, jakie dokładnie wymagania będą obowiązywać, jaki będzie zakres ich odpowiedzialności oraz w jaki sposób mają zabezpieczyć ciągłość fakturowania w sytuacjach awaryjnych.

Powoduje to niepewność regulacyjną, może prowadzić do błędów w implementacji, a po wejściu przepisów w życie – do sankcji wynikających z braku dostosowania się do obowiązków, których zakresu podatnicy mogli wcześniej nie znać. Takie ryzyko w sposób szczególny dotyka małych i średnich przedsiębiorców, którzy nie dysponują zasobami pozwalającymi na szybkie aktualizacje procedur i oprogramowania.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Na jakim etapie znajdują się prace nad rozporządzeniem określającym zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

2. Na jakim etapie znajdują się prace nad rozporządzeniem określającym przypadki braku obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

3. Kiedy ministerstwo planuje publikację obu rozporządzeń w ostatecznym, obowiązującym kształcie?

4. Czy przewiduje się wprowadzenie okresu przejściowego lub karencji w stosowaniu sankcji, jeśli rozporządzenia zostaną opublikowane zbyt późno, by przedsiębiorcy mogli się do nich przygotować?

5. Jak ministerstwo ocenia stopień przygotowania przedsiębiorców – w szczególności małych i średnich – do wdrożenia obowiązkowego KSeF?

6. Czy są prowadzone analizy ryzyka związanego z uruchomieniem systemu w sytuacji niepełnego przygotowania technicznego po stronie podatników?

7. Jakie działania wspierające (szkolenia, materiały informacyjne, konsultacje) są planowane, aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych obowiązków?

Oto odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 18 grudnia 2025 roku:

Ad 1. Na jakim etapie znajdują się prace nad rozporządzeniem określającym zasady korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

Rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało podpisane przez Ministra Finansów i Gospodarki 12 grudnia 2025 r. i oczekuje na publikację w Dzienniku Ustaw.

Ad 2 i 3. Na jakim etapie znajdują się prace nad rozporządzeniem określającym przypadki braku obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych? Kiedy Ministerstwo planuje publikację obu rozporządzeń w ostatecznym, obowiązującym kształcie?

Rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych zostało 7 grudnia 2025 r. podpisane przez Ministra Finansów i Gospodarki i opublikowane 9 grudnia 2025 r. w Dzienniku Ustaw pod poz. 1740. RozporządzenieMinistra Finansówi Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r.wsprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało przekazane do Rządowego Centrum Legislacji do opublikowania w Dzienniku Ustaw.

Ad 4. Czy przewiduje się wprowadzenie okresu przejściowego lub karencji w stosowaniu sankcji, jeśli rozporządzenia zostaną opublikowane zbyt późno, by przedsiębiorcy mogli się do nich przygotować?

Oba projekty rozporządzeń podlegały dwukrotnie konsultacjom publicznym, uzgodnieniom i opiniowaniu. Treść rozwiązań prawnych zawartych w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF jest odwzorowana w udostępnianej przez Ministerstwo od czerwca br. dokumentacji technicznej KSeF. Prowadzone były również na szeroką skalę działania informacyjne i szkoleniowe. W związku tym przedsiębiorcy powinni być odpowiednio przygotowani do obowiązków wynikających z regulacji zawartych w tych rozporządzeniach. Rozporządzenia wejdą w życie w terminach określonych w tych aktach prawnych.

Ad 5. Jak Ministerstwo ocenia stopień przygotowania przedsiębiorców — w szczególności małych i średnich — do wdrożenia obowiązkowego KSeF?

Ministerstwo Finansów od lutego 2025 r. stale monitoruje świadomość przedsiębiorców na temat KSeF. Pytania o KSeF zostały włączone do stałego badania satysfakcji klienta Krajowej Administracji Skarbowej po wizycie w urzędzie skarbowym i po skorzystaniu z e-Urzędu Skarbowego, które pozwalają na bieżący monitoring świadomości wdrożenia KSeF wśród przedsiębiorców. Poza pytaniem o wiedzę w zakresie KSeF badaniem objęte zostały także zwyczaje przedsiębiorców w zakresie wystawiania faktur (np. wykorzystywanie programów do fakturowania, używanie własnych narzędzi, wystawianie faktur papierowo) oraz sposób rozliczania z urzędem skarbowym tj. korzystanie z usług księgowej lub biura rachunkowego lub rozliczanie samodzielnie.

Ministerstwo Finansów zleciło także badanie zewnętrzne rynku, które pozwoliło zidentyfikować aktualne zwyczaje w zakresie fakturowania, poziom wiedzy oraz obawy przedsiębiorców związane z wdrożeniem nowego systemu. Planowane są także dalsze badania. Wyniki badań służą przede wszystkim określeniu skutecznych narzędzi i przekazów działań informacyjnych by przygotować przedsiębiorców do wprowadzenia obowiązkowegoKSeF, z uwzględnieniem etapu wdrożenia i stanu świadomościtego obowiązku wśród przedsiębiorców. Poza powyższymi działaniami Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa na bieżąco analizują teżwyniki dostępnych badań na rynku realizowanych przez inne podmioty m.in. takie jak np. badanie InFakt przeprowadzane wspólnie z SW Research (2024), „Barometr nastrojów polskich księgowych” (2025), Raport „Made in Poland - Jak przebiega cyfrowa transformacja w średnich i dużych polskich przedsiębiorstwach” (2024) czy „Cyfrowe firmy – od wizji do realizacji” raport dla Business Insider Polska (2025). Prowadzony jest także stały monitoring mediów pod kątem pojawiających się informacji i wątpliwości dotyczących KSeF. Przedstawiciele resortu finansów biorą czynny udział w konferencjach i spotkaniach organizowanych przez rynek, podczas których istotnym punktem jest wymiana doświadczeń oraz panele dyskusyjne – zarówno z przedsiębiorcami, organizacjami ich zrzeszającymi jak i integratorami.

W ocenie Ministerstwa Finansów stopień przygotowania przedsiębiorców do KSeF znajduje się obecnie na zaawansowanym etapie. Widoczne jest duże zainteresowanie udostępnionymi przez resort bezpłatnymi narzędziami (w szczególności Aplikacją Podatnika KSeF 2.0 w wersji testowej i przedprodukcyjnej) oraz kwestiami technicznymi związanymi z integracją programów komercyjnych z API KSeF 2.0. Prowadzone przez Ministerstwo Finansów działania edukacyjne i informacyjne istotnie zwiększają świadomość nadchodzących zmian i mobilizują do działań wdrożeniowych.

Ad 6. Czy prowadzone są analizy ryzyka związanego z uruchomieniem systemu w sytuacji niepełnego przygotowania technicznego po stronie podatników?

Na etapie projektowania przepisów oraz założeń systemowych brane były pod uwagę różne scenariusze oraz ryzyka. Z tego też względu wprowadzono dodatkowe, czasowe odroczenia (np. dla podatników wystawiających faktury na łączną wartość sprzedaży w miesiącu do 10 tys. zł brutto), a kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy o podatku od towarów i usług za naruszenia związane z KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje. Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku.

Okres odroczenia będzie służył dostosowaniu się podatników do nowych wymogów oraz poznaniu funkcjonalności systemu, bez konieczności ponoszenia dodatkowych sankcji. Podatnicy, którzy na 1 lutego 2026 r. nie będą posiadać własnego zaplecza technicznego, będą mogli skorzystać z udostępnianych przez Ministerstwo Finansów bezpłatnych narzędzi takich jak: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF czy e-mikrofirma. Są to proste i intuicyjne narzędzia, które umożliwią przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF, bez ponoszenia dodatkowych kosztów i nakładów pracy. Ministerstwo Finansów zachęca do testowania systemu już teraz, na kilka tygodni przed uruchomieniem produkcyjnym KSeF. Pozwoli to sprawnie wejść w proces obligatoryjnego e-fakturowania. Ministerstwo Finansów oferuje jednocześnie szerokie wsparcie podatników w dostosowaniu się do nowego obowiązku poprzez dostępne kanały kontaktu czy publikowane materiały informacyjne (omówione szerzej w ramach odpowiedzi na pytanie nr 7).

Ad 7. Jakie działania wspierające (szkolenia, materiały informacyjne, konsultacje) są planowane, aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych obowiązków?

W ramach przygotowania przedsiębiorców do wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa zorganizowały szeroki program szkoleniowy, obejmujący zarówno spotkania stacjonarne, jak i szkolenia online. W okresie wakacyjnym prowadzono szkolenia w ramach ogólnopolskiego cyklu „Letnich spotkań informacyjnych o KSeF. Bądź na bieżąco”. Szkolenia realizowane były w urzędach skarbowych oraz izbach administracji skarbowej, a ich program podzielono na cztery bloki tematyczne obejmujące wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur, uwierzytelnienie i autoryzację w KSeF, zasady wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz obsługę aplikacji KSeF. Eksperci Krajowej Administracji Skarbowej przedstawiali główne założenia i funkcjonalności systemu, zasady obowiązkowego e-fakturowania, sposoby uwierzytelniania oraz zarządzania uprawnieniami, a także odpowiadali na pytania uczestników i wskazywali, jak rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w firmie. We wrześniu rozpoczął się ogólnopolski cykl szkoleń „Środy z KSeF”. Obejmuje on bezpłatne szkolenia stacjonarne i webinary online. Szkolenia mają charakter zarówno teoretyczny jak i praktyczny.

Podzielone są na bloki tematyczne, które obejmują zasady działania KSeF, proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień, wystawianie i odbieranie faktur, obsługę modułu certyfikatów i uprawnień MCU, a także korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów: Aplikacji Mobilnej KSeF, Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz e-mikrofirmy. Program uwzględnia również zagadnienia skierowane do samorządu terytorialnego, grup VAT oraz rolników ryczałtowych. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef.Kolejne działania w tym zakresie są zaplanowane także na 2026 r. Przedsiębiorcy mają zapewniony dostęp do szerokiego pakietu materiałów informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania zKSeF. Znajdują się one na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/. Należą do nich:

• informacje ogólne na temat KSeF 2.0 (w tym m.in. dot. podstaw prawnych, kluczowych terminów, zakresu obowiązkowego KSeF, trybów wystawiania faktur online i offline, certyfikatów KSeF czy numeru KSeF),

• materiały przeznaczone dla Integratorów programów finansowoksięgowych (tj. dokumentacja techniczna API KSeF 2.0),

• informacje na temat struktury logicznej FA(3), czyli stosowanego od 1 lutego 2026 r. wzoru faktury ustrukturyzowanej,

• pliki do pobrania (w tym m.in. przydatne grafiki, broszury informacyjne oraz podręczniki KSeF 2.0).

Serwis jest stale aktualizowany i stanowi centralne miejsce dla wszystkich użytkowników poszukujących rzetelnych danych. Istotnym elementem wsparcia są również materiały edukacyjne w formie wideo i instruktaż. W ramach cyklu „Środy z KSeF” resort publikuje również webinary. 5/5 Materiały te odpowiadają na najczęstsze pytania przedsiębiorców i koncentrują się na zagadnieniach takich jak nadawanie uprawnień, wystawianie faktur czy funkcjonalności bezpłatnych narzędzi KSeF. Uzupełnieniem działań online są materiały drukowane, które pozostają skutecznym kanałem dotarcia do przedsiębiorców, zwłaszcza tych sporadycznie korzystających z internetu.

W urzędach skarbowych oraz podczas szkoleń dystrybuowane są m.in. ulotki informacyjne. Pracownicy resortu finansów docierają do podatników prowadząc konsultacje także poza urzędami. Ich obecność w miejscach, które przedsiębiorcy regularnie odwiedzają, zapewnia szeroki zasięg materiałów informacyjnych. Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF. Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz technicznych związanych z KSeF (https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-znami/telefon-do-konsultanta/).

Możliwe jest również zadanie pytania poprzez formularz kontaktowy (https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/). Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z usług infolinii, w szczególności w przypadku wątpliwości związanych z korzystaniem z bezpłatnych narzędzi KSeF czy kwestiami dotyczącymi integracji z API KSeF 2.0. Możliwe jest również umówienie wizyty w urzędzie skarbowym przez zainteresowanych podatników, w celu uzyskania informacji na temat KSeF.

Pracownicy urzędów skarbowych udzielą podatnikom niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi systemu. Ministerstwo Finansów wraz z Krajową Administracją Skarbową realizuje szerokie działania informacyjne skierowane również do księgowych, doradców podatkowych oraz biur rachunkowych, które w praktyce obsługują znaczną część mikro, małych i średnich przedsiębiorstw i odgrywają kluczową rolę w obsłudze KSeF.

Nawiązano m.in. współpracę ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce oraz Polską Izbą Biur Rachunkowych, z którymi zorganizowano trzy webinary, a kolejne są już zaplanowane. Ponadto przedstawiciele Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej są obecni na licznych wydarzeniach branżowych skierowanych do księgowych i przedsiębiorców z sektora MŚP.