Interpelacja w sprawie problemu funkcjonowania KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 13 lutego 2026 roku w sprawie problemu funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym.

W pierwszym okresie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur ujawniły się istotne problemy po stronie jednostek samorządu terytorialnego, wynikające ze specyfiki ich rozliczeń podatku od towarów i usług. Samorządy od lat funkcjonują w modelu scentralizowanego VAT, w ramach którego jeden podatnik rozlicza podatek wspólnie z wieloma jednostkami organizacyjnymi, zakładami budżetowymi oraz wewnętrznymi strukturami administracyjnymi. W praktyce oznacza to obsługę bardzo dużej liczby faktur, odnoszących się do różnych faktycznych odbiorców realizujących odmienne zadania publiczne.

W tym kontekście szczególnie problematyczny okazał się brak obowiązku wypełniania w KSeF pola „Podmiot 3”, czyli wskazania faktycznego odbiorcy towarów lub usług. W realiach scentralizowanego VAT prowadzi to do sytuacji, w której faktury wpływają do jednej, wspólnej puli, bez możliwości ich automatycznego przypisania do właściwych jednostek organizacyjnych. Skutkiem tego jest konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców oraz manualnej redystrybucji dokumentów wewnątrz struktur samorządowych.

Rozwiązanie to generuje dodatkowe obowiązki administracyjne, angażuje znaczne zasoby kadrowe oraz zwiększa ryzyko błędów w obiegu dokumentów. W szczególności prowadzi to do opóźnień w dekretacji faktur i realizacji płatności wobec kontrahentów, co może mieć negatywny wpływ na płynność finansową zarówno jednostek samorządu terytorialnego, jak i współpracujących z nimi przedsiębiorców.

Dodatkowym problemem są błędnie wskazywane numery NIP na fakturach przesyłanych do KSeF. W warunkach scentralizowanego VAT każda taka pomyłka wymusza występowanie do kontrahentów o wystawienie faktur korygujących, co wydłuża proces rozliczeń i absorbuje pracowników samorządowych dodatkowymi czynnościami, niezwiązanymi bezpośrednio z realizacją zadań publicznych.

Powyższe okoliczności wskazują, że KSeF w obecnym kształcie nie uwzględnia realiów organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i przenosi na nie ciężar organizacyjny oraz ryzyka operacyjne wynikające z konstrukcji systemu. Rodzi to uzasadnione pytania o zakres analiz przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów na etapie projektowania KSeF oraz o gotowość resortu do wprowadzenia korekt dostosowujących system do potrzeb dużych, złożonych podatników publicznych.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym?

2. Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?

3. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?

4. Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?

5. Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?

6. Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?

7. Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?

8. Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?

9. Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?

Oto odpowiedź Ministerstwa Energii z dnia 16 marca 2026 roku:

Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym? Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?

Skutki braku wypełniania Podmiot3 w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego były analizowane przez Ministerstwo Finansów. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom w strukturze FA(3) wprowadzony został znacznik Podmiot2 dot. transakcji z JST. Po jego zaznaczeniu należy wypełnić dane jednostki podrzędnej w Podmiot3.

Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?

Ministerstwo Finansów dostrzega problem przedstawiany przez JST, dlatego wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w Podręczniku KSeF 2.0 cz. IV.

Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?

W ocenie Ministerstwa Finansów w przypadku JST konieczne jest wypracowanie procedur z kontrahentami. W perspektywie długofalowej KSeF znacząco poprawi terminowość płatności. Transparentność systemu sprawia, że łatwiej jest monitorować przeterminowane zobowiązania, a cyfrowy ślad faktury uniemożliwia jej przeoczenie bez nadania biegu.

Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?

Ministerstwo Finansów nie miało możliwości analizy skali tego zjawiska, ponieważ jedynie nabywca lub wystawca faktury może stwierdzić czy faktury zostały wystawione na błędne dane.

Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w podręczniku KSeF 2.0 cz. IV.

Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?

Takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze logicznej FA(3). Podmiot2 zawiera obowiązkowe oznaczenia dotyczące danych nabywcy - JST, w przypadku potwierdzenia, że nabywcą jest JST należy wówczas wskazać w Podmiocie3 dane jednostki podrzędnej. Przewidziane w strukturze logicznej FA(3) rozwiązania pozwalają zatem na rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST.

Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?

System zawiera walidację zgodności numeru NIP ze strukturą oraz sumami kontrolnymi. Jeśli NIP jest poprawny, system nie może stwierdzić czy wystawca wprowadził prawidłowego nabywcę.

Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?

Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych zabezpieczają interes JST. Oczywiście, w omawianym zakresie istotny charakter odgrywa właściwa komunikacja JST z dostawcami.

Źródło: www.sejm.gov.pl