Interpelacja w sprawie projektowanych zasad dokumentowania w Krajowym Systemie e-Faktur

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 16 stycznia 2026 roku w sprawie projektowanych zasad dokumentowania jednej czynności opodatkowanej w Krajowym Systemie e-Faktur.

Projektowane rozwiązania w zakresie elektronicznego fakturowania, w szczególności w odniesieniu do obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, budzą poważne wątpliwości co do rzeczywistego uproszczenia i automatyzacji obrotu gospodarczego. W praktyce proponowany model prowadzi do sytuacji, w której jedna czynność podlegająca opodatkowaniu może generować kilka równolegle funkcjonujących dokumentów o odmiennym statusie prawnym, podatkowym i technicznym.

W obrocie mają pojawić się jednocześnie: potwierdzenie transakcji niebędące fakturą VAT, faktura elektroniczna stanowiąca fakturę VAT w rozumieniu ustawy, faktura ustrukturyzowana wystawiona w systemie teleinformatycznym oraz dodatkowe „udostępnienie” tej faktury określonym podmiotom, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – traktowane jest jako użycie faktury poza systemem. Taki model powoduje zasadniczą niejasność co do tego, który z dokumentów należy uznać za właściwy z punktu widzenia prawa cywilnego, podatkowego i rachunkowego.

W szczególności brak jest jednoznacznych regulacji przesądzających, który dokument stanowi podstawę powstania zobowiązania do zapłaty, który numer dokumentu powinien zostać wskazany przy realizacji płatności oraz który z nich pełni funkcję dowodu księgowego. Równolegle powstaje pytanie o zakres obowiązków archiwizacyjnych po stronie podatników oraz o ryzyko sankcji w sytuacji rozbieżności pomiędzy poszczególnymi dokumentami odnoszącymi się do tej samej transakcji.

Zamiast zapowiadanej prostoty i automatyzacji projektowany system może w praktyce prowadzić do multiplikacji dokumentów, zwiększenia ryzyka błędów, sporów interpretacyjnych oraz niepewności prawnej po stronie przedsiębiorców, księgowych i kontrahentów. Szczególnie niepokojące jest to, że niejasności te dotyczą fundamentalnych elementów obrotu gospodarczego, takich jak moment powstania zobowiązania, podstawa zapłaty oraz dokumentowanie zdarzeń gospodarczych.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Który z dokumentów generowanych w związku z jedną czynnością opodatkowaną – potwierdzenie transakcji, faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana czy jej udostępnienie poza systemem – będzie rodził skutki cywilnoprawne i stanowił podstawę dokonania zapłaty przez nabywcę?

2. Numer którego dokumentu podatnik powinien wskazać w tytule przelewu bankowego, aby zapłata została prawidłowo przypisana do konkretnej transakcji i nie rodziła ryzyka zakwestionowania jej przez organy podatkowe lub kontrahenta?

3. Czy projektowane przepisy nakładają na podatników obowiązek archiwizowania wszystkich dokumentów odnoszących się do jednej transakcji, czy też tylko wybranego rodzaju dokumentu, a jeżeli tak – którego konkretnie?

4. Który z dokumentów generowanych w ramach tego systemu będzie uznawany za dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości i na jakiej podstawie prawnej dokonano takiego rozróżnienia?

5. Czy przewidziano jednolite i jednoznaczne wytyczne dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych, które pozwolą im prawidłowo identyfikować dokument właściwy dla celów podatkowych, księgowych i płatniczych?

6. Jak projektodawca ocenia wpływ wielości dokumentów na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, w szczególności w kontekście kontroli podatkowych, sporów cywilnych oraz odpowiedzialności karnoskarbowej?

Oto odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 26 stycznia 2026 roku:

Ad 1. Który z dokumentów generowanych w związku z jedną czynnością opodatkowaną – potwierdzenie transakcji, faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana czy jej udostępnienie poza systemem – będzie rodził skutki cywilnoprawne i stanowił podstawę dokonania zapłaty przez nabywcę?

Trzeba wskazać, że z punktu widzenia prawa cywilnego podstawą powstania zobowiązania do zapłaty pozostaje stosunek zobowiązaniowy wynikający np. z umowy, zamówienia, regulaminu, oferty przyjętej przez kontrahenta lub innego zdarzenia prawnego, natomiast faktura pełni funkcję dokumentującą i rozliczeniową. Tym samym faktura, niezależnie od jej formy, nie kreuje obowiązku zapłaty, lecz dokumentuje czynność podlegającą opodatkowaniu oraz warunki rozliczenia tej czynności między stronami transakcji. Po wejściu obligatoryjnego KSeF, co do zasady, będzie należało wystawiać faktury ustrukturyzowane w transakcjach B2B i to taka faktura będzie dokumentowała dokonaną transakcję.

W konsekwencji dokumentem stanowiącym podstawę dokonania zapłaty przez nabywcę w rozumieniu przepisów podatkowych jest każdorazowo faktura wystawiona zgodnie z reżimem prawnym właściwym dla danej czynności opodatkowanej, przy czym, co do zasady, będzie to faktura ustrukturyzowana. Natomiast w przypadkach objętych przewidzianymi prawem odstępstwami będzie to faktura wystawiona poza KSeF.

Ad 2. Numer którego dokumentu podatnik powinien wskazać w tytule przelewu bankowego, aby zapłata została prawidłowo przypisana do konkretnej transakcji i nie rodziła ryzyka zakwestionowania jej przez organy podatkowe lub kontrahenta?

Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący podatnikiem czynnym, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz za wystawione w trybie offline – niedostępność KSeF i offline24:

• na rzecz innego podatnika VAT czynnego,

• za pośrednictwem usługi polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych
  będzie zobowiązany podawać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy. Obowiązek dotyczy również wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty oraz podmiotów trzecich dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.

• W przypadku więc:
  • płatności za pojedynczą fakturę - podawany będzie numer KSeF faktury,
  • płatności za więcej niż jedną fakturę - podawany będzie zbiorczy identyfikator dla zbioru faktur, który będzie można wygenerować za pośrednictwem KSeF.
  
  Numer KSeF nie będzie musiał być wykazywany, gdy faktury były wystawione w trybie offline – niedostępność KSeF lub offline24, ale nie zostały wprowadzone do systemu w związku z ogłoszoną awarią.

Odpowiadając na pytanie w tytule przelewu bankowego, należy podać numer identyfikujący fakturę w KSeF lub zbiorczy identyfikator faktur, za które realizowana jest płatność (art. 108g ustawy o VAT). Natomiast generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe zarówno w Aplikacji Podatnika KSeF jak i komercyjnych systemach finansowo-księgowych, które będą połączone z API KSeF.

Ad 3. Czy projektowane przepisy nakładają na podatników obowiązek archiwizowania wszystkich dokumentów odnoszących się do jednej transakcji, czy też tylko wybranego rodzaju dokumentu, a jeżeli tak – którego konkretnie?

W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych obowiązek ich przechowywania realizowany jest za pośrednictwem KSeF, zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT. W przypadku faktur wystawionych poza KSeF na podstawie wyjątków przewidzianych przepisami, dokumenty te podlegają archiwizacji na zasadach ogólnych wynikających z ustawy o VAT oraz ustawy o rachunkowości.

Ad 4. Który z dokumentów generowanych w ramach tego systemu będzie uznawany za dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości i na jakiej podstawie prawnej dokonano takiego rozróżnienia?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowodem księgowym jest dokument stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, spełniający wymogi określone w tej ustawie. W zależności od reżimu prawnego właściwego dla danej czynności opodatkowanej rolę dowodu księgowego może pełnić faktura ustrukturyzowana albo faktura wystawiona poza KSeF na podstawie przewidzianego przepisami wyjątku. Rozróżnienie to nie jest uzależnione od formy technicznej dokumentu, lecz od jego zgodności z przepisami prawa podatkowego regulującymi sposób dokumentowania sprzedaży.

Należy wskazać, że w sprawie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokumentowania zdarzeń gospodarczych i uwzględniania ich skutków w sprawozdaniu finansowym zastosowanie znajdzie ustawa z dnia 29września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, z późn. zm.), w tym:
- art. 20 ust. 1 zobowiązujący jednostki do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie;
- art. 20 ust. 2, który określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej;
- art. 21 ust. 1, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

- art. 21 ust. 1a, zgodnie z którym można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów oraz w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych;
- art. 22 ust. 1, który określa, iż dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych;
- art. 24 ust. 4 pkt 2 zgodnie, z którym księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
- art. 24 ust. 5 pkt 1, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

Ad 5. Czy przewidziano jednolite i jednoznaczne wytyczne dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych, które pozwolą im prawidłowo identyfikować dokument właściwy dla celów podatkowych, księgowych i płatniczych?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz

• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
  
  Ponadto: KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę. Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

W związku z tym, uprzejmie zauważam, że faktury są jednoznacznie identyfikowane w KSeF poprzez numer KSeF. Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu pliku xml, ani elementu faktury.

Numer ten składa się z: NIP sprzedawcy, daty przesłania faktury do KSeF, części technicznej składającej z 12 znaków (wartość generowana automatycznie), sumy kontrolnej (wartość wyliczana automatycznie). Ministerstwo Finansów prowadzi dalsze działania informacyjne i edukacyjne skierowane do podatników, obejmujące publikację objaśnień podatkowych, materiałów technicznych, dokumentacji systemowej oraz wytycznych dotyczących stosowania KSeF i wyjątków od obowiązku jego stosowania.

Od 2025 r. prowadzona jest szeroka kampania informacyjna na temat KSeF w formie webinarów. Ponadto od 7 stycznia do 11 lutego 2026 roku prowadzony jest cykl szkoleń p.n. „Środy z KSeF – KSeF w pigułce”. Celem tych działań jest m.in. zapewnienie jednolitego rozumienia, który dokument stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT, oraz który dokument jest właściwy dla celów podatkowych, księgowych i płatniczych w zależności od konkretnego stanu faktycznego.

Ad 6. Jak projektodawca ocenia wpływ wielości dokumentów na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, w szczególności w kontekście kontroli podatkowych, sporów cywilnych oraz odpowiedzialności karno-skarbowej?

Nie ma wielości dokumentów, zasadą jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W ustawie przewidziano jedynie wyjątki, gdzie nie ma tego obowiązku - w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, a także w przepisach epizodycznych, gdzie wyłączenia obowiązują tylko do końca 2026 r. Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu stron transakcji.

Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur: przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę, na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.

Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych tj. procedura OSS nieunijna, procedura importu IOSS, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących ww. czynności w KSeF.

Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym w tym między innymi: świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego, świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami, dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
˗ nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
˗ sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.

Zgodnie z przepisami epizodycznymi: do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł, do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).

Ponadto należy mieć na uwadze, że do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za błędy związane ze stosowaniem KSeF.

Źródło: www.sejm.gov.pl