Interpelacja w sprawie ryzyk organizacyjnych i technicznych związanych z KSeF

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 18 stycznia 2026 roku w sprawie ryzyk organizacyjnych i technicznych związanych z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur.

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się nie tylko z wątpliwościami natury prawnej i systemowej, lecz także z poważnymi ryzykami organizacyjnymi i technicznymi, które w obecnym modelu nie zostały należycie uwzględnione. Skala tych ryzyk budzi uzasadnione obawy co do zdolności administracji skarbowej oraz rynku usług wspierających przedsiębiorców do obsługi procesu wdrożenia.

Uruchomienie KSeF generuje nagły i skumulowany wzrost zapotrzebowania na wsparcie ze strony Krajowej Administracji Skarbowej, w szczególności urzędów skarbowych, infolinii oraz helpdesków technicznych. Jednocześnie gwałtownie rośnie popyt na usługi integratorów systemów ERP, biur rachunkowych oraz doradców podatkowych, którzy w praktyce przejmują ciężar tłumaczenia przepisów i rozwiązywania problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem systemu.

Takie skokowe obciążenie aparatu administracyjnego i rynku usług IT niesie ryzyko ich niewydolności. Przedsiębiorcy mogą napotykać trudności w uzyskaniu terminowego wsparcia, co przekłada się na opóźnienia we wdrożeniach, wzrost kosztów obsługi oraz obniżenie jakości świadczonych usług. W konsekwencji ciężar organizacyjny i finansowy wdrożenia KSeF w dużej mierze jest przerzucany na podatników.

Szczególnie istotne ryzyka dotyczą kwestii technicznych, w tym instalacji i obsługi certyfikatów niezbędnych do korzystania z KSeF w systemach finansowo-księgowych. Proces ten wymaga odpowiedniej konfiguracji środowiska informatycznego, specjalistycznej wiedzy technicznej oraz zgodności wersji oprogramowania, co stanowi poważne wyzwanie zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.

W praktyce może to prowadzić do błędów integracyjnych, czasowego braku możliwości wystawiania faktur w trybie online oraz uzależnienia bieżącej działalności gospodarczej od trybów awaryjnych, takich jak wystawianie faktur offline lub ręczne procedury zastępcze. Taki stan rzeczy podważa deklarowany cel automatyzacji i stabilności systemu fakturowania, wprowadzając dodatkowe ryzyka operacyjne po stronie podatników.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów dokonało analizy zdolności Krajowej Administracji Skarbowej do obsługi zwiększonego zapotrzebowania na wsparcie informacyjne i techniczne związane z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur?

2. Czy ministerstwo dostrzega, że gwałtowny wzrost zapotrzebowania na usługi integratorów ERP, biur rachunkowych i doradców podatkowych prowadzi do wzrostu kosztów wdrożenia KSeF, które w całości ponoszą przedsiębiorcy?

3. Jak Ministerstwo Finansów odnosi się do ryzyka, że problemy z instalacją i obsługą certyfikatów technicznych w systemach finansowo-księgowych uniemożliwią części podatników wystawianie faktur w trybie online?

4. Czy ministerstwo bierze pod uwagę, że uzależnienie bieżącej działalności gospodarczej od trybów awaryjnych i procedur ręcznych, wynikające z problemów technicznych KSeF, podważa sens wdrażania systemu, który miał zapewnić automatyzację i stabilność procesu fakturowania?

1) Czy Ministerstwo Finansów dokonało analizy zdolności Krajowej Administracji Skarbowej do obsługi zwiększonego zapotrzebowania na wsparcie informacyjne i techniczne związane z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur?

W związku ze zwiększonym zapotrzebowaniem na wsparcie informacyjne i techniczne Ministerstwo Finansów dokłada wszelkich starań w celu sprostowania oczekiwań przedsiębiorców. Zauważyć należy, że w każdej Izbie Administracji Skarbowej wyznaczono koordynatorów KSeF oraz dodatkowo trenerów KSeF, w tym w Krajowej Informacji Skarbowej. Koordynatorzy i trenerzy KSeF uczestniczą w procesach koordynowania zadań w jednostkach KAS związanych z procesem wdrażania systemu.

Odpowiedzialni są oni nie tylko za koordynację działań związanych z KSeF, ale także prowadzą kompleksowe szkolenia dla użytkowników, udzielają fachowych odpowiedzi na pytania i wątpliwości, a także obsługują Infolinie KAS, zapewniając sprawny i efektywny przebieg procesu adaptacji systemu w różnych strukturach organizacyjnych.

W celu przeprowadzenia regionalnych szkoleń z KSeF dla przedsiębiorców wyznaczono także w Urzędach Skarbowych, osoby, które są zaangażowane w prowadzenie lokalnych szkoleń z KSeF dla przedsiębiorców. Analogicznie jak w przypadku trenerów z IAS wskazano aby osoby posiadały odpowiedni poziom umiejętności sprawnej obsługi aplikacji dostępnej na telefonie lub tablecie. Dodatkowo zapewniono wsparcie dla Krajowej informacji Skarbowej w zakresie obsługi infolinii KAS dotyczącej KSeF przez przeszkolone osoby z urzędów skarbowych. Wyznaczeni trenerzy, jak również koordynatorzy KSeF, uczestniczą od początku ich powołania w szkoleniach organizowanych przez Ministerstwo Finansów oraz są na bieżąco informowani o wszelkich pracach nad KSeF.

Na każdym ze spotkań wskazuje się również, że w ramach szkoleń wewnętrznych należy przeprowadzić szkolenia dla trenerów z Urzędów Skarbowych oraz Krajowej Informacji Skarbowej zaangażowanych w prace w zakresie wsparcia i obsługi KSeF dla przedsiębiorców.

2) Czy Ministerstwo dostrzega, że gwałtowny wzrost zapotrzebowania na usługi integratorów ERP, biur rachunkowych i doradców podatkowych prowadzi do wzrostu kosztów wdrożenia KSeF, które w całości ponoszą przedsiębiorcy?

Ministerstwo Finansów wskazuje, że zapis związany z kosztami pojawił się w OSR: Określenie kosztów, ponoszonych docelowo przez przedsiębiorców będzie bardzo zróżnicowane i zależne od dostawców programów komercyjnych. Niezależnie od funkcjonowania programów komercyjnych przedsiębiorcy mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych i udostępnionych przez MF, które zostaną dostosowane do nowego rozwiązania. Poza tym, odrębną kwestią są nakłady ponoszone przez twórców na stworzenie komercyjnych narzędzi oferowanych podatnikom.

Koszty te zależą od różnych przyjętych i zaimplementowanych rozwiązań. Zakładamy, że każdy program komercyjny składać się będzie z różnych modułów a koszt ich funkcjonowania i zakres wdrażanych funkcjonalności będzie kształtowany dowolnie przez autorów aplikacji komercyjnych. Zatem określenie skali kosztów dostosowania programów komercyjnych do API KSeF na środowisku produkcyjnym w związku wyrównaniem środowisk jest w pełni zależne od podmiotów realizujących nowe rozwiązania.

Należy również zwrócić uwagę, że niejednokrotnie dostawcy oprogramowania oferują aktualizacje w ramach obowiązującej umowy a zatem rozwiązania dotyczące obowiązkowego KSeF w takim wypadku mogą być wdrażane w ramach aktualizacji obowiązujących licencji w ramach umowy. Niemniej jednak warto zwrócić uwagę, że w dłuższej perspektywie system przyniesie oszczędności (brak kosztów archiwizacji papierowej, szybsze zwroty VAT, redukcja kosztów administracyjnych, automatyzacja i oszczędność czasu).

3) Jak Ministerstwo Finansów odnosi się do ryzyka, że problemy z instalacją i obsługą certyfikatów technicznych w systemach finansowo-księgowych uniemożliwią części podatników wystawianie faktur w trybie online?

Ministerstwo Finansów wspiera użytkowników. Wszelkie zagadnienia związane z KSeF można konsultować telefonicznie, lub za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego.

Jednocześnie informuję, że poza certyfikatami udostępniane są również inne środki uwierzytelnienia, z których można skorzystać w programach komercyjnych, tj. podpis kwalifikowany lub token.

4) Czy Ministerstwo bierze pod uwagę, że uzależnienie bieżącej działalności gospodarczej od trybów awaryjnych i procedur ręcznych, wynikające z problemów technicznych KSeF, podważa sens wdrażania systemu, który miał zapewnić automatyzację i stabilność procesu fakturowania?

KSeF 2.0 to system, który zapewnia wysoki poziom niezawodności, bezpieczeństwa i ciągłości działania. Jest zbudowany w najwyższym standardzie technicznym i organizacyjnym, z uwzględnieniem najlepszych praktyk rynkowych oraz uznanych norm bezpieczeństwa. Architektura systemu została zaprojektowana w sposób zapewniający wysoką dostępność, w szczególności poprzez zastosowanie mechanizmów redundancji, eliminację pojedynczych punktów awarii oraz ciągłe monitorowanie kluczowych komponentów infrastruktury.

Podczas wytwarzania systemu przeprowadzone zostały szerokie testy bezpieczeństwa. Działania zmierzające do zapewnienia ciągłości operacyjnej firm zostały zapewnione zarówno od strony systemowej jak i prawnej. W razie problemów technicznych przewidziano tzw. tryb OFFLINE.

Tryb OFFLINE oznacza wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Od strony biznesowej i prawne tryb OFFLINE oznacza kilka możliwych procedur szczególnych.

Należą do nich: tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy (stosowany np. w razie problemów z Internetem), tryb offline-niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF), komunikaty o pracach serwisowych znajdą się w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym, tryb awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF), komunikaty o awarii KSeF znajdą się w BIP MF oraz oprogramowaniu interfejsowym.

W zależności od tego, która z ww. procedur zostanie zastosowana, mogą wystąpić różne terminy późniejszego dosłania faktury do systemu (1 dzień lub 7 dni), odmienne reguły ich udostępnienia nabywcy czy opatrywania kodami QR Wykorzystanie trybów awaryjnych nie wpływa na procesy automatyzacji, po ustaniu awarii faktury będą przetwarzane w systemie po ich dosłaniu.

Tryby szczególne wystawiania faktur zostały opisane na dedykowanej stronie poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/tryby-szczegolnewystawiania-faktur

Źródło: www.sejm.gov.pl