Interpelacja w sprawie zasadności utrzymywania równoległego obiegu faktur papierowych i elektronicznych w kontekście KSeF

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 18 stycznia 2026 roku w sprawie zasadności utrzymywania równoległego obiegu faktur papierowych i elektronicznych w kontekście wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur.

Koncepcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur budzi zasadnicze wątpliwości co do jej spójności, skuteczności oraz realnej przydatności dla obrotu gospodarczego. Utrzymywanie równoległego obiegu dokumentów podważa sens istnienia KSeF jako narzędzia porządkującego i upraszczającego system fakturowania.

Model dobrowolnego korzystania z KSeF, promowany przez Ministerstwo Finansów, nie prowadzi do uproszczenia ani do zwiększenia przejrzystości obrotu. Przeciwnie – powoduje powstanie równoległych reżimów dokumentowania sprzedaży, w których jedni uczestnicy rynku funkcjonują w systemie scentralizowanym, inni poza nim, a jeszcze inni w obu tych porządkach jednocześnie. Taki stan rzeczy generuje niepewność co do zasad dokumentowania transakcji, momentu ich rozliczenia oraz statusu faktur w relacjach między kontrahentami.

Szczególnie krytycznie należy ocenić pozostawienie w obiegu faktur papierowych. Ich dalsze funkcjonowanie obok faktur elektronicznych oraz faktur wystawianych w KSeF prowadzi do dezorganizacji obrotu gospodarczego, utrudnia egzekwowanie należności oraz sprzyja powstawaniu sporów co do terminów płatności i zakresu zobowiązań stron. W efekcie zamiast porządku i automatyzacji powstaje chaos informacyjny, który obciąża przedsiębiorców dodatkowym ryzykiem.

Na powyższe problemy nakłada się brak jasnej informacji co do faktycznego poziomu przygotowania podatników do korzystania z KSeF. Brak oficjalnych, aktualnych danych Ministerstwa Finansów dotyczących stopnia integracji systemu z rozwiązaniami księgowymi i finansowymi stosowanymi przez przedsiębiorców rodzi uzasadnione pytania o realną gotowość rynku do funkcjonowania w tym modelu. W szczególności dotyczy to wykorzystania certyfikatów niezbędnych do technicznej obsługi systemu.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że utrzymywanie równoległego obiegu faktur papierowych, faktur elektronicznych wystawianych poza KSeF oraz faktur funkcjonujących w Krajowym Systemie e-Faktur prowadzi do dezorganizacji obrotu gospodarczego i podważa pewność rozliczeń między kontrahentami?

2. Jakie racjonalne przesłanki przemawiały za przyjęciem modelu dobrowolnego korzystania z KSeF, skoro rozwiązanie to nie eliminuje dotychczasowych problemów systemu fakturowania, a jedynie wprowadza dodatkowy, równoległy porządek dokumentacyjny?

3. Czy Ministerstwo Finansów ma aktualne i wiarygodne dane dotyczące faktycznego stopnia przygotowania podatników do korzystania z KSeF, w szczególności w zakresie integracji systemu z oprogramowaniem finansowo-księgowym oraz wykorzystania certyfikatów technicznych, a jeżeli tak – dlaczego te dane nie zostały dotychczas publicznie przedstawione?

4. W jaki sposób ministerstwo zamierza przeciwdziałać negatywnym skutkom organizacyjnym i gospodarczym wynikającym z funkcjonowania kilku równoległych form fakturowania, skoro obecna koncepcja KSeF nie eliminuje faktur papierowych ani nie upraszcza realnie obrotu gospodarczego?

5. Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obecny model wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur – zamiast porządkować i automatyzować procesy – może w praktyce zwiększać koszty prowadzenia działalności gospodarczej oraz ryzyko błędów po stronie podatników?

Oto odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 9 lutego 2026 roku:

Ad 1 Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że utrzymywanie równoległego obiegu faktur papierowych, faktur elektronicznych wystawianych poza KSeF oraz faktur funkcjonujących w Krajowym Systemie e-Faktur prowadzi do dezorganizacji obrotu gospodarczego i podważa pewność rozliczeń pomiędzy kontrahentami?

Należy podkreślić, że zakres dopuszczalnych form fakturowania poza KSeF został ograniczony do wyjątkowych sytuacji, a zasadniczym mechanizmem porządkującym obrót gospodarczy pozostaje KSeF jako docelowy, centralny system dokumentowania transakcji fakturami, który zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT1 określa moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej jako moment jej przesłania do systemu. Trzeba podkreślić, że KSeF zwiększa pewność obrotu poprzez jednoznaczne określenie momentu wystawienia faktury, jej treści oraz dostępności dla kontrahentów, co ogranicza spory dowodowe dotyczące daty wystawienia i otrzymywania dokumentów.

Ad 2 Jakie racjonalne przesłanki przemawiały za przyjęciem modelu dobrowolnego korzystania z KSeF, skoro rozwiązanie to nie eliminuje dotychczasowych problemów systemu fakturowania, a jedynie wprowadza dodatkowy, równoległy porządek dokumentacyjny?

Od 1 lutego 2026 r. KSeF funkcjonuje w modelu obligatoryjnym. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi: Od 1 lutego 2026 r. dla największych przedsiębiorstw, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie firmy, których sprzedaż (z podatkiem), dokumentowana fakturami, przekroczy w danym miesiącu 10 tys. zł. Pozostali przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r. Pozostawienie ograniczonych wyjątków od obowiązku stosowania KSeF wynika z konieczności zapewnienia zasady proporcjonalności oraz ciągłości obrotu gospodarczego. W szczególności w art. 106ga ustawy o VAT oraz § 2 rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych2 uwzględniono sytuacje, w których zastosowanie KSeF byłoby formalnie lub technicznie niemożliwe.

Ponadto ustawa o VAT przewiduje szczególne tryby wystawiania faktur poza KSeF i ich późniejszego przekazania do systemu, w tym w art. 106nda (tzw. tryb offline24), art. 106nh (tryb offline w przypadku niedostępności KSeF) oraz art. 106nf (tryb awaryjny). Rozwiązania te mają charakter zabezpieczający i nie zmieniają generalnej zasady, zgodnie z którą faktura ustrukturyzowana,tj. wystawiona i otrzymana w KSeF stanowi podstawowy sposób dokumentowania sprzedaży w obrocie B2B.

Ad 3 Czy Ministerstwo Finansów posiada aktualne i wiarygodne dane dotyczące faktycznego stopnia przygotowania podatników do korzystania z KSeF, w szczególności w zakresie integracji systemu z oprogramowaniem finansowo-księgowym oraz wykorzystania certyfikatów technicznych, a jeżeli tak – dlaczego dane te nie zostały dotychczas publicznie przedstawione?

Ministerstwo Finansów posiada dane dotyczące faktycznego korzystania zKSeF 2.0 przez podatników. Dane te były już podawane m.in. podczas posiedzenia komisji sejmowej dotyczącej wdrożenia KSeF (7 stycznia 2026 r.). Informacje dotyczące liczby użytkowników, która zalogowała się do systemu oraz liczby wystawionych faktur w wersji testowej API KSeF 2.0 zostały także podane między innymi podczas konferencji prasowej dotyczącej KSeF, która odbyła się 16 stycznia br. (Konferencja prasowa MF).

Ad 4 W jaki sposób Ministerstwo zamierza przeciwdziałać negatywnym skutkom organizacyjnym i gospodarczym wynikającym z funkcjonowania kilku równoległych form fakturowania, skoro obecna koncepcja KSeF nie eliminuje faktur papierowych ani nie upraszcza realnie obrotu gospodarczego?

Na wstępie należy zwrócić uwagę, że nie będzie równoległego funkcjonowania różnych form faktur. Zasadą jest bowiem, że faktury ustrukturyzowane będą wystawiane i otrzymywane w tym systemie. Dotyczy to przede wszystkim podatników VAT, którzy nie korzystają z przewidzianych w okresie przejściowym innych, przewidzianych ustawowo rozwiązań.Rozwiązania te sąwynikiem szerokich konsultacji publicznych założeń i projektu ustawy i zalicza się do nich:

- fazowanie terminów wejścia w życie obowiązkowego wystawiania e-faktur w KSeF (jak wyżej). - utrzymanie do końca 2026 r. możliwości wystawiania faktur z kas rejestrujących – rozwiązanie to pozwoli na wydłużenie okresu dostosowania się podatników, którzy korzystali z możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących do wdrażanych rozwiązań; do końca 2026 r. możliwe jest również wystawianie poza KSeF paragonów z NIP nabywcy do 450 zł uznanych za fakturę (po tym terminie do taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę) - wprowadzenie na stałe możliwości dobrowolnego stosowania przez podatników trybu „offline24” – rozwiązanie to wzmocni pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem faktur ustrukturyzowanych do systemu lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu; w tym jednak przypadku - tak samo jak w trybie online wystawiania faktur w KSeF - pozostaje utrzymana zasada otrzymywania faktur w KSeF przez nabywcę w krajowym obrocie B2B; -wprowadzenie okresu przejściowego do końca 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców – w tym okresie podatnicy, których transakcje potwierdzane fakturami obejmują niewielką wartość ogólną sprzedaży (do łącznej wartości sprzedaży udokumentowanej fakturami – 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania faktur w KSeF – rozwiązanie to ułatwi dokumentowanie transakcji najmniejszym podatnikom. W celu wsparcia procesu wdrożenia KSeF, czyli szczególnie w początkowym okresie, resort zarekomendował dodatkowe rozwiązanie o charakterze biznesowo-technicznym potencjalnej możliwości wydawania potwierdzeń transakcji przed zarejestrowaniem faktury offline24 w KSeF i w efekcie przed otrzymaniem jej przez nabywcę w KSeF.

Ad 5 Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obecny model wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur – zamiast porządkować i automatyzować procesy – może w praktyce zwiększać koszty prowadzenia działalności gospodarczej oraz ryzyko błędów po stronie podatników?

W Ocenie Skutków Regulacji sporządzonej do ustawy KSeF z 2023 r. , powtórzone w ustawie KSeF2 z 2025 r. (Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw), przewidziano, że podatnicy poniosą pewne koszty wprowadzenia obowiązkowego KSeF, związane głównie z koniecznością dostosowania ich systemów księgowych, natomiast koszt wystawienia faktury z wykorzystaniem KSeF będzie bardzo niski. Wprowadzono wiele funkcjonalności, które w dłuższej perspektywie spowodują, że korzystanie z KSeF przyczyni się do zmniejszenia kosztów przedsiębiorców związanych z obsługą procesu fakturowania. Warto zwrócić również uwagę, że faktury w KSeF będą przechowywane przez okres 10-letni, co oznacza realne zmniejszenie kosztów w tym zakresie po stronie przedsiębiorców. Jednocześnie dla mniejszych podatników wdrożenie KSeF nie będzie wiązało się z dodatkowymi kosztami.

Wtym celu bowiem Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma. Są to rozwiązania przeznaczone zwłaszcza dla podatników, którzy nie chcą decydować się na korzystanie od lutego 2026 r. z komercyjnego oprogramowania do fakturowania, ponieważ np. nie chcą generować dodatkowych kosztów w działalności gospodarczej. Wystarczy, że podatnik zaloguje się do Aplikacji Podatnika KSeF 2., wówczas uzyska dostęp do wszystkich swoich faktur. Do tego celu podatnik nie potrzebuje od wystawcy żadnych wydruków handlowych czy wizualizacji faktury wystawionej w KSeF.

Należy również podkreślić, że faktury ustrukturyzowane są wystawiane zgodnie z wzorem e-faktury opublikowanym na ePUAP. Od 1 lutego 2026 r. jestto struktura logiczna FA(3). Wprowadzenie jednego, obowiązującego wzoru oznacza uporządkowanie danych na fakturach oraz brak ryzyka różnego interpretowania danych, które są zawarte w fakturze. Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwala na automatyzację procesów księgowych oraz przyczyni się do zredukowania liczby pomyłek, które występowały przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Źródło: www.sejm.gov.pl